1. صور الأعمال يجب تحميل ما لا يقل عن 10 صور للأعمال. لإنشاء معرض ثلاثي الأبعاد، يجب إكمال هذا العدد إلى 26 عملاً على الأقل.

2. نص الفنان يجب إضافة نص واحد على الأقل. يجب أن يكون هذا النص تعبيراً بطول 400-800 حرف ينقل نية الفنان وخط الإنتاج أو السياق.

3. أوصاف الأعمال يجب إضافة المعلومات التقنية (المادة، الحجم، التاريخ، التقنية) ووصف محتوى مختصر لكل عمل. يجب ملء هذا الحقل بعناية لتمكين جامعي الأعمال الفنية والمشاهدين من إقامة رابط مفيد مع العمل وإتخاذ قرارات الشراء أو العرض بشكل صحيح. معلومات العمل المتروكة ناقصة تضعف التأثير العام للملف الشخصي بشكل مباشر.

4. صورة الملف الشخصي وصورة الخلفية يجب تحميل صورة شخصية تمثل الفنان وصورة جدار/خلفية للاستخدام في صفحة الملف الشخصي. يجب إعداد كلا الصورتين بفهم تركيبي قوي.

5. الجودة التقنية لصور الأعمال يجب أن تكون الصور مُلتقطة بعناية. يجب تصوير العمل بشكل مستقيم ومن الأمام، بإطار صحيح؛ ويجب ألا يظهر الإطار في الصورة. لا يجب أن تظهر الأرضية أو الخلفية أو عناصر التركيب خارج العمل في الإطار. التجعد أو الإضاءة غير المتوازنة أو التعرض الخاطئ غير مقبول؛ يجب تقديم صور مقروءة تقنياً من ناحية الوضوح والإطار وزاوية الإضاءة.

الملفات الشخصية التي لا تلبي هذه المعايير يتم وضعها في حالة "مسودة" في النظام بعد فترة معينة وتصبح غير مرئية في مناطق العرض.